유치경쟁 과정은 일반적으로 다음과 같은 큰 흐름으로 진행되는 경우가 많습니다.

(1) 서류제출: 국제회의 유치를 희망하는 국가에서 공식적인 유치 의사를 표명하는 유치의향서와 이 행사를 유치하게 되었을 때 어떻게 운영하고 예산을 마련할지 구체적인 계획을 담은 유치 제안서 제출

(2) 유치 활동: 유치를 향한 적극적인 의지를 보여주는 다양한 홍보 활동 진행 - 유관 행사 개최 시 홍보 부스 운영 / 오찬 또는 만찬 행사 개최 (홍보 동영상 상영, 한국 소개 자료 및 기념품 배포, 체험 이벤트 운영 등)

(3) 서류평가: 서면 평가, 또는 필요에 따라 평가 위원으로 선정된 임원진이 직접 개최지를 방문해서 현장 실사

(4) 프레젠테이션: 이사회나 총회 투표권을 가지고 있는 주요 인사들을 대상으로 최종 선정을 위한 프레젠테이션 진행 (파워포인트, 비디오 등으로 10~20분 이내 진행, 질의응답 별도 진행)

(5) 최종결정: 이사회나 총회의 투표 또는 합의에 따라 최종 개최국이 정해집니다.

이를 도식화하면 다음과 같습니다.

위와 같은 흐름으로 우선 개최국이 정해지고 나면, 그 이후에 개최 도시를 정해야겠죠? 유치 단체에서 각 도시에 제안 요청을 해 입찰(Bidding)하거나 단체 내부 협의를 통해 개최 도시를 선정합니다. 만약 입찰로 진행할 경우, 유치를 희망하는 도시가 유치 제안서를 제출하고 프레젠테이션을 통해 최종 결정됩니다.

하지만 이번 2025 ITS 아태총회 유치 제안서는 일반적인 유치경쟁 과정과는 조금 다른 점들이 있었습니다.

우선 가장 큰 차이점으로, 행사를 유치할 국가가 정해지지 않은 상태에서 국내 도시별 경쟁이 먼저 이루어졌다는 것입니다. 국토부에서 각 도시에 제안 요청을 해 도시별 경쟁 PT가 먼저 열렸고, 그 결과 수원이 한국을 대표하여 국가 간 유치 경쟁에 참여하는 것으로 최종 선정이 되었어요. 저희는 그 이후 단계로 국토부와 수원시, 수원컨벤션센터가 모두 함께 국가별 유치 경쟁을 준비할 때부터 참여하게 되었답니다.😎

또한, 홍보 부스 운영 같은 일반적인 유치 홍보 활동은 없었으나, 대신 BoD(이사회, Board of Director) 면담이 온/오프라인으로 여러 번 열렸다는 점이 특별했어요. BoD 미팅을 위해 각 국가별 관심사와 문화에 맞추어 발표 자료와 스크립트를 별도 제작해야 했답니다.

저희의 준비 기간은 그리 길지 않았습니다. 첫 회의로부터 약 한 달도 안 되는 시간 안에 BoD 면담과 유치 프레젠테이션이 모두 열렸기 때문입니다. 단순히 생각하기에도 일정이 굉장히 촉박하지 않나요…? 2025 ITS 아태총회 유치 제안서 준비과정이 어땠는지, 사진과 함께 조금 더 생생하게 보여드릴게요.☺

어때요? 사진과 함께 보니 저희가 어떻게 유치제안 과정을 준비했는지 더 잘 이해되고, 현장의 긴장감도 느껴지지 않나요? 첫 미팅의 기억부터 되돌아보니… 모두 함께 고생해서 준비했던 시간이 떠오르며 괜스레 울컥하는 것 같습니다.😂

첫 편에서 말씀드렸던 것처럼, 저희의 준비 과정은 순탄하지 않았습니다. 준비 시간이 촉박한 것과는 별개로 저희가 가지고 있는 단점이 분명히 있었기 때문이죠. 그것들을 뒤집어 유치 성공으로 이뤄내기 위해 어떤 전략을 썼을지, 저희가 유치제안서를 준비하며 필요했던 내용들과 숨은 전략들에 대해 간단하게라도 다음 편에 말씀드리려고 합니다.

여러분, 느낌이 오시나요? 이건 정말 어디서도 쉽게 말해주지 않는 특급 꿀팁이라는 것! 그럼, 모두 다음 편을 기대해주세요!

유치경쟁에 대해 궁금한 점이 있나요? 건전지에게 슬쩍 물어봐 주시면, 대답해 드리겠습니다!

(궁금한 점 편하게 질문하기 → info@projectmice.com)

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우선 PCO 업무를 위해 어학연수까지 다녀오셨다는 점에서 저는 아주 큰 박수를 보내드리고 싶어요! 이 고민을 읽으며 저는 고민자님이 PCO에 얼마나 진심인지, 얼마나 평소에도 일로 성장하기 위한 고민을 하는지 느껴졌답니다.

둘러보면 국제회의 기획사에서 일한다면 무조건 영어를 잘할 것이라는 고정관념이 있는 건 사실인 것 같습니다.😊 저 또한 PCO로 일을 시작하기 전에는 그렇게 생각했어요. 그리고 실제로 PCO로 근무하며 만났던 저의 팀원들 대부분이 영어를 업무에 무리가 없는 정도로 자유롭게 구사할 수 있는 사람들이었습니다.

생각해 보면 당연합니다. 다양한 국적의 사람들이 모이는 국제회의는 영어를 공용어로 사용하고, 모든 안내와 의사소통을 영어로 진행해야 합니다. 또한 조직위원회가 해외에 본부를 두고 있는 경우도 있습니다. 이러면 사전에 필요한 모든 회의 과정부터가 영어로 이루어지죠. 이럴 땐 담당자가 영어를 못한다면 굉장히 힘들어지는 것이 사실이에요.

그렇지만, PCO로 근무하기 위해서 요구되는 수준은 그렇게까지 높지는 않습니다.

PCO는 “회의를 기획하고 운영하는 사람”이지, 전문 번역가나 통역사가 아니거든요.

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쉬운 어휘를 사용하더라도 해당 정보를 정확하게 전달하는 게 중요한 핵심이고, 이 정보를 얼마나 비즈니스적으로 멋있게 전달하는가는 부가적인 요소예요. 그리고 업무를 하다 영어 번역이 필요할 때 활용할 수 있는 사이트도 아주 많아요. 파파고, 구글 번역은 예전부터 있었지만, 요즘은 챗 GPT가 정말 성능이 뛰어나더라구요. 이외에도 공식적으로 나가야 하는 영문 자료의 경우 추가로 전문가의 영어 감수를 받는 방법도 있기 때문에 나의 영어실력이 업무에 피해를 끼치지 않을까 하는 걱정은 조금 덜어도 됩니다.

그리고 실무를 하다 보면 PCO가 사용하는 영어는 어느 정도 정해진 틀 안에서 이루어진다는 걸 알게 되실 거에요. 정말 비슷한 포맷으로 이루어지는 것이 대부분이기 때문에, 연차가 쌓일수록 자연스럽게, 익숙해진 표현으로 메일과 공지문을 쓰는 자기 모습을 볼 수 있을 겁니다.

그렇기 때문에 저는 고민자님이 영어에 대해 너무 걱정하지 않으셨으면 좋겠답니다. 여담으로 말씀드리면 제가 담당했던 한 행사는 미국에 본부를 둔 해외 학술대회였지만 행사 PM은 영어를 거의 못 하시는 분이였어요😁 그렇지만 다른 팀원들과의 업무분장과 든든한 백업을 통해 성공적으로 행사를 끝낼 수 있었답니다!

그래도 나는 조금 더 전문성을 키우기 위해, 업무의 편의를 위해 영어 공부를 하고 싶다면? 비즈니스용 영어는 일상 회화에서 사용하는 어휘와는 느낌이 많이 다른 편이죠. 비즈니스 영어를 익힐 수 있는 방법으로 저는 두 가지를 추천해 드릴게요.

저희 팀원 중에 영어를 정말 고급진 느낌으로 잘하는 친구가 있었는데, 이 친구는 출근을 남들보다 조금 일찍 해서 15분정도는 영자 신문을 읽고는 했습니다. 매일 10분-15분만 꾸준히 투자해서 고급 비즈니스 영어를 읽어보는 것은 어때요? 해당 시점에 뜨겁게 이슈가 되고 있는 주제에 관한 표현을 배울 수 있답니다. 물론 내용도 어렵고, 사전 지식이 없으면 바로 이해하기도 쉽지 않을 거에요. 한 문단만 완벽히 이해하고 넘어가도 큰 성과입니다. 느리더라도 꾸준히 노력한다면 이 시간들이 쌓여 정말 큰 도움이 될 거에요. 뭘 봐야할 지 모르겠다면, 그래도 우리에게 익숙한 한국의 이야기를 담고 있는 코리아 타임즈 웹사이트를 추천할게요!

👉https://www.koreatimes.co.kr/

출퇴근 시간은 아무것도 하지 않으면, 아무것도 일어나지 않는 시간이죠. 하지만 이 시간을 영어공부에 활용한다면 어떨까요? 일상 회화 실력은 어느정도 되는데, 조금 더 고급 영어를 구사하고 싶은 분들께는 CNN 어플을 추천드립니다. CNN 어플에서는 영어 기사뿐만 아니라, 짧은 클립의 뉴스 영상을 제공하고 있어서 듣기까지 할 수 있어요. 뉴스 채널에서 들려주는 영어, 그만큼 발음이 정확하고 공식적인 표현을 사용한다는 것은 안 봐도 아시겠죠?

CNN은 조금 어렵고 부담이 된다, 나는 조금 더 쉽게 영어듣기를 하며 표현을 배우고 싶다 - 는 분들께는 오디오클립 어플을 추천 드립니다. 오디오클립 어플에서는 다양한 주제의 음성 파일을 제공하는데요, <어학> 카테고리에 가면 정말 많은 영어 학습 파일이 있어요. 여기에는 타일러, 김영철이 진행하는 영어 수업 파일도 있답니다! 부담없이 재미있게 영어 표현 익히며 출퇴근 시간을 채우기에 딱이예요!

비즈니스 영어, 공부를 어디서부터 시작해야 할 지 고민이었다면 오늘 저의 팁이 도움이 되었으면 좋겠습니다. 중요한 건 너무 큰 부담을 가져 시작을 망설이기 보다는 내가 부담을 덜 느끼는 작은 것부터 조금씩, 꾸준히 공부하시는 것을 추천할게요. 기억하세요! 영어는 자신감입니다!😎