MICE 행사 현장에서 우리는 정말 수많은 에피소드를 만들어 냅니다.

어떤 에피소드는 오랫동안 즐거운 이야깃거리가 될 수 있지만, 어떤 에피소드는 단지 떠올리는 것 만으로도 간담이 서늘해지죠. 여러분은 어떤 에피소드가 가장 먼저 생각이 나시나요?

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저는 손발이 얼음장처럼 차가워지는 에피소드가 하나 생각이 납니다.

이 에피소드는 저에게 엄청난 영향을 주어서, 그 이후로 오랜 시간이 지났지만 족쇄처럼 저의 직업병으로 자리잡게 되었어요.

대체 무슨 일이 있었냐구요?

때는 2017년도, 제가 PCO로 근무하면서 주로 행사의 사전 준비와 현장 운영 업무를 맡아하던 어느 날이었습니다. 약 1,500명 규모의 참가자가 있는 학술 대회의 후원전시 담당을 맡아서 56개 업체 사이 커뮤니케이션을 혼자 전담했어요. 이전에도 같은 업무를 담당해본 적이 있기에, 업무 자체가 새롭거나 힘들지는 않았습니다. 대신 이전보다 더 잘 해내려는 욕심은 있었죠.

그렇게 열심히 준비했던 성과일까요? 제 파트는 큰 문제 없이 모든 것이 잘 준비되고 있었습니다.

행사 하루 전, 정신없이 현장 세팅중인 저에게 한 메인 후원사 담당자가 달려오더니, 믿기 어려운 이야기가 그의 입에서 다급하게 흘러 나왔어요.

“담당자님, 저희 로고가 전부 잘못 들어가 있는데요?”

심장이 쿵 소릴내며 떨어진 줄 알았습니다. 그 짧은 순간 사회초년생에 불과했던 저의 머릿속에는 정말 수백가지 생각이 스치고 지나갔어요.

'어떡하지? 저기 몇 억 이상 낸 곳인데? 내가 로고를 잘못 넣은 거야? 하필 저기를? 미쳤나?

저 후원사에서 화나서 후원 취소한다고 하면 어쩌지? 회사에서 나한테 다 물어내라고 하는거 아닐까? 진짜 어쩌지??? 퇴사해야하나???' 

“확인해볼게요, 잠시만요!”

담당자로서 애써 태연한 척 했지만 히스토리 파악을 위해 메일과 폴더를 뒤지는 손가락은 말 그대로 덜덜 떨리고 있었습니다. 지금 생각해도 오싹할만큼요.

천만다행으로 전달받은 로고를 잘못 넣은게 아니었습니다. 후원사 로고가 얼마 전 새롭게 리뉴얼 되었는데 담당자가 저에게 해당 로고를 전달하지 않았던 것입니다. 심지어 최종 발주 전 모든 제작물 시안을 공유했음에도 저에게 수정 요청을 하지 않았던 것이지요.

이 사실이 확인되자 이번에는 후원사 담당자의 얼굴이 사색이 되었지만… 저는 그제서야 작게 숨을 쉴 수 있었습니다.

어떻게 해결했냐구요?

당장 다음날이 행사 첫 날이라, 수습할 수 있는 시간이 많지는 않았어요.🕟 그래서 전시장 입구에 들어가는 가장 큰 현수막 하나만 급하게 새로 발주하여 바꾸는 것으로 사건이 일단락 되었습니다.

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저는 그 이후로 로고가 들어가 있는 것이라면 종류를 가리지 않고 두번, 세번씩 체크하는 습관이 생겼습니다.

홈페이지, 배너, 현수막, 브로셔, 프로그램북 등등 각종 인쇄제작물 위치에 로고가 올바르게 잘 들어가 있다는 것을 확인했으면서도 스스로를 믿지 못합니다. 최종 발주 전 로고 종류와 순서를 하나하나 맞춰보면서, 잘 들어가있는지 체크해야만 직성이 풀려요. 심지어 혼자서 체크하는 것도 아닙니다. 동료 직원이나, 인턴 사원에게도 “그거 로고 잘 들어가있는지 한번 더 확인해”를 입에 달고 삽니다.

'아니, 로고 하나 잘못 들어간 게 큰 문제인가?' 라고 생각하는 사람이 있을 수 있죠.

하지만 우리 MICE인이라면 알 거에요. 어떻게 생각하면 큰 문제가 아닐 수 있지만, 정말 큰 문제가 될 수 있는 것이 바로 이 작디 작은 로고 하나라는 것을요.

로고에는 브랜드 가치와 방향성, 정체성이 모두 함축적으로 드러나 있기 때문에, 해당 조직을 대표하는 가장 간단하면서도 강력한 상징으로 사용할 수 있습니다. 정확한 로고를 사용하는 것은 언제 어디서나 중요하지만, 특히 MICE에서 그 중요성이 크다고 느껴집니다. 왜일까요?

주로 MICE에서는 주최사, 주관사, 후원사, 전시사를 나타낼 때 로고를 사용하는데요.

이들은 행사가 열릴 수 있도록 만들어준 존재이자, 직접적으로 예산과 관련이 있는 존재 혹은 행사 운영을 위한 크고 작은 도움을 준 소중한 존재들입니다.🙏 우리는 이들의 로고를 명기함으로써 단순히 ‘이들이 여기 참여했다’는 정보를 주는 것 뿐이 아니고, ‘이들 덕분에 이것이 가능했습니다’를 말하며 간접적인 감사의 인사를 전하기도 하는 것이죠. 행사에서 이들의 중요도와 영향력은 매우 크기 때문에, 우리는 절대 로고와 관련된 실수를 해서는 안 되는 것입니다.

중요한 순간에 이름이 잘못 불렸는데 기분이 나쁘지 않을 리 없어요. 단순한 사과의 말로는 수습할 수 없는 정말 큰 실수이자 실례가 될 수 있는 것입니다.

로고를 잘못 넣는다는 것은 극단적으로 말하자면… 마치 프로포즈를 할 때 내 여자친구의 이름을 전 여자친구의 이름으로 잘못 부르는 것과 같다고 할까요…

어때요, 상상만으로도 오싹하지 않은가요?

그러니 메인 후원사의 로고를 전부 잘못 넣은 줄 알고 그 순간 제가 퇴사까지 생각한 것이 무리는 아니죠.

제가 한 번의 위기를 겪은 이후로 각종 로고에 집착하게 된 것, MICE인이라면 모두 고개를 끄덕이며 공감해줄 것 같아요.

더운 여름, 시원해지시라고 오싹한 직업병을 준비해봤어요! (문구박스표 납량특집👁‍🗨) 여러분에게는 로고와 관련된 어떤 에피소드가 있는지 궁금해집니다. 비슷한 경험이나, 완전 다른 경험이 있나요? 있다면 저에게 제보해주세요!

저는 다음 시리즈에서 사진과 관련된 저의 직업병을 풀어놓을 예정입니다. 갑자기 왠 사진이냐구요?📷

기대해주세요. 듣고나면 이번에도 모두 공감하게 될 거에요😎

여러분이 가진 MICE 직업병과 에피소드에는 무엇이 있나요? 건전지에게 슬쩍 제보해주시면, 함께 소개하겠습니다!

(내 에피소드와 직업병 제보하기 → april@projectmice.com)

written by 압정

😣

기획자라고 부르지만, 실행/대행인에 가까운 업무 현실에 많이 답답하시죠?

저도 그 마음 충분히 이해해요. 특히 아직 연차가 많지 않을땐 더하죠.

그런데, 기획이라는 걸 조금만 더 자세히 뜯어서 인수분해 해볼까요?

정말 좋은 기획 아이디어를 가지고 있다면

첫번째는 ‘나’를 설득해야 하고,

두번째는 ‘나의 상사’를 설득해야 하고,

세번째는 ‘나의 고객인 주최측’을 설득해야 하고,

마지막으로는 내 아이디어를 경험할 행사의 ‘참가자’가 설득된다면 결론적으로 좋은 행사의 아이디어가 되는거겠죠.

고민자님은 현재 세번째 단계, 주최측을 설득하는데 어려움을 겪고 거기서 답답함을 느끼고 있는 것 같아요. 그렇다면 이제 설득을 실패한 이유가 무엇인지 아주 냉철하게 살펴봐야 해요.

주최측이 거절한 진짜 이유가 무엇인지 말이에요.

예산이 정말 부족해서 일수도 있지만, 그건 표면적인 이유일 수도 있어요. 저는 정말 고객이 원하는 기획 아이디어일때, 돈을 다른곳에서 더 끌어와서라도 실행까지 가는 경험도 해봤거든요.

나의 기획안에서 구멍이 보였을 수도 있고, 기획과 현실의 괴리감이 클 수도 있고, 좋은 아이디어임은 분명하지만 그 고객들의 성향에는 맞지 않는 아이디어일 수도 있구요.

어떤 기획이든 기획을 결정하는 과정에는 고객이 원하는 진짜 목적이 무엇인지, 고객의 조직 관계안에서의 위치, 고객의 자본 등 내가 조절할 수 없는 많은 부분이 의사 결정 요소에 깔려 있어요.

내 기획 아이디어가 고객의 이런 고려요소를 모두 뛰어넘을 만큼 좋아야 하고, 그게 아니라면 반드시 설득과 조율의 과정이 필요할꺼에요.

그래서 저는 행사를 기획하는 사람들도 일반 광고기획사에서처럼 기획에 대해 더 치열하게 고민하고 공부해야 한다고 생각해요. 기획서를 쓰는 마케터들이 보통 ‘숫자’를 가지고 설득을 하듯이 행사 기획에도 나의 경험들을 기록으로 남기고, 데이터들을 축적해서 설득할 때 숫자를 가지고 말하는 거죠.

‘노쇼’를 대비해서 예비 참가자를 몇명을 더 뽑을지, 식음료는 얼마나 더 추가로 준비해야할지 주최측에 제안할때, 비슷한 행사에서의 몇년치 데이터를 뽑아갈 수 있는것 처럼요.

현장에서 기획을 할때에도 이런 이벤트를 진행하면 참가자들의 engagement 가 평균 몇 퍼센트가 늘어난다는 그런 수치를 가지고 말할 때 설득이 더 쉽더라구요.

🤬

정말 내 아이디어는 좋지만, 주최측이 너무 꽉 막혀있어서 통하지 않는다? 행사 기획자와 주최측은 수많은 의사결정 과정에서 서로 다른 생각을 하고 있을 수 있어요.

그래서 기획자는 주최측의 마음을 더 잘 읽을 줄 알아야하고, 주최측이 가려워 하는 곳을 ‘내 언어’가 아니라 고객의 언어로 표현할 줄 알아야 해요. 나는 중요하게 생각하지 않는 부분이여도, 주최측에서 중요하게 생각해서 내가 신경써야 하는 부분이 있다면, 그건 그곳의 문화구나…하고 받아들여야 하구요.

국내에서 가장 매출액이 큰 종합광고대행사인 ‘제일기획’에서도 ‘삼성’이라는 조직의 인하우스 마케팅 업무를 하는 위치에 있지만, 고민자님께서 느끼셨던 ‘고객사 설득’의 벽에 부딪히는 경우가 허다하다고 해요. 그러다 보면 광고주가 아니라 내 생각 100%로 만드는 기획을 하고 싶다라는 열망도 생길꺼구요.

그럼, 누구나 겪는 이 설득의 벽 앞에서 한없이 초라해지고 작아져야 하냐구요?

아니요. 기획의 승률을 높이는 방법, 저는 결국 ‘그럼에도 불구하고’ 설득되는 기획력을 키우는게 가장 빠른 방법이라고 생각됩니다.

결국 주최측과 대행사 사이의 필연적인 생각의 다름, 그 자체에 집중하기 보다는 기획자로서의 대처 방식에 더 집중해야 해요. 그렇게 기획력을 키우면 나의 설득하는 메세지가 안 뚫릴것 같던 고객들의 마음도 뚫고 들어갈꺼에요.

뉴진스의 디토 뮤직비디오를 만든 ‘돌고래 유괴단’이란 광고 제작사의 철학을 아시나요? 이 회사는 ‘광고주로부터 상당 부분의 자율권을 보장받지 않으면 수주를 하지 않는다’는 독자적인 철학 때문에 초기에 빚더미에 앉을만큼 어려움을 겪기도 했었어요. 소위 기존광고와 다른 본인들 고유의 색을 인정받기 까지

결국 이들도 ‘실력’이 성장하는 시간이 필요했던 것 아닐까요?

좋은 기획자가 된다는 것은 분명 시간이 필요한 일입니다.

고민자님의 말 한마디로도 고객이 충분히 설득되는 날이 올 때까지, 치열한 고민과 성장의 시간을 응원합니다!🙌