신입에겐 공포영화보다 무서운 전화업무…😱

#MICE아이디어뱅크 #연말행사 #평범한 리셉션은 #아니아니아니되오~

2024. 11. 13.

꼼꼼한 계란볶음밥

♪(ง 🕶 )ว(งᐛ)ว ♪(ง 🕶 )ว(งᐛ)ว

아 파트 아파트

Uh, uh huh uh huh

혹시…

으쌰라 으쌰!

♬ 별빛이 흐르는 다리를 건너,

바람부는 갈대 숲을 지나 ♪

는 ‘아파트’를 먼저 떠올린 문구님도 계실까요?

흥행을 넘어 세계적인 밈이 되어버린 로제와 브루노 마스의 <아파트>는

술게임에서 유래되었다고 하죠?

다행히(?) 저도 졸업을 앞둔 마지막 학기에

복학생 친구 하나가 요즘 신입생들은 이런 게임을 한다며 알려주어

재미있게 즐긴 기억이 나네요!

시니어들에게는 향수를, 요즘 친구들에게는 공감을 주어

세대를 아우를 수 있는 이러한 좋은 콘텐츠는 더욱 달갑게 느껴집니다.

핫하디 핫한 <아파트> 만큼이나

어색한 분위기를 녹여줄 다양한 인사이트를 준비했습니다.

우리도 좀 재미있게 놀아보는 거 어때요?😎

🤸‍♀️문구박스 간단요약🏃‍♂️

첫째칸, MICE 아이디어뱅크💡

언제까지 리셉션에서 이름만 말할거야?!

둘째칸, MICE 주니어 고민함📬

너무 어려운 전화업무... 어떻게 극복해야할까요?

💡

언제까지 리셉션에서

이름만 말할거야?!

#MICE아이디어뱅크 #연말행사 #평범한 리셉션은 #아니아니아니되요~

안녕하세요, 문구님들😊 행복한 수요일입니다:)

이제 연말이 코앞으로 다가왔네요.🎄

곧 포럼이나 전시회보다 연말 분위기의 행사들이 많이 예정되어 있으실 것 같은데요.

그래서 이번에는 행사의 꽃🌸

연말 MICE 행사 시작을 여는 리셉션에 대한 아이디어를 들고 왔습니다:)

MICE 행사에서의 리셉션은 환영과 안내를 넘어서, 참가자들이 서로 교류하고 네트워킹을 할 수 있는 중요한 시간입니다. 이 시간을 통해 참가자들 간의 관계가 형성되고 협력의 기회가 마련될 수 있는 만큼 등록 후 명찰만 나누는 방식에서 벗어나, 새롭고 독특한 컨셉으로 다양한 네트워킹이 이루어질 수 있는 대화의 장을 만들면 좋겠다고 생각했어요.

이번에 다녀온 타이레놀 팝업과 요즘 핫한 용가리 팝업에서의 요소들이 이런 변화에 도움이 될 수 있을 것 같아 소개해드리려 합니다! 특별한 경험을 통해 모두가 기억에 남을 만한 리셉션을 만들어 보자구요! (●'◡'●)

내 사진이 표시로?! 📕 정보제공과 특별함을 동시에

타이레놀 팝업에서 가장 인상 깊었던 점은 참가자들을 담은 사진을 타이레놀 홍보 잡지의 표지로 만들어준 것이었습니다. 잡지를 받자마자, MICE행사 중에서도 특히 각 지자체에서 연말마다 빼놓을 수 없는 ‘MICE얼라이언스’ 관련 행사에서도 이런 아이디어를 활용해보면 좋겠다는 생각이 딱 들었는데요!💡

예를 들어, 리셉션 공간에 포토존을 마련해 참석자들이 자유롭게 사진을 찍고, 이를 지자체의 사업 보고나 내년도 사업 홍보가 담긴 책자의 표지📔로 제작하여 나누어주는 것입니다. 또한, 책자에 각 얼라이언스의 소개 및 혜택 내용을 담는다면 참가자들에게 유용한 정보를 제공할 수 있어 일석이조의 효과를 누릴 수 있겠죠?

참석자들은 사진을 찍고 그 순간을 기억하며, 책자를 통해 얼라이언스의 가치와 혜택을 한눈에 알아볼 수 있으니, 자연스레 모집 홍보에도 도움이 될 것이라고 생각합니다.

무엇보다 이런 포토존을 통해 참가자들 간의 자연스러운 대화와 네트워킹이 활발하게 이루어질 수 있다는 점도 큰 장점일 것 같은데요. 사람들이 사진을 찍으며 서로의 경험을 공유하고, 새로운 인연을 만드는 기회가 생길 수 있으니, 더욱 활발한 네트워킹으로 풍성한 행사가 진행될 것입니다. 이 과정에서 책자가 단순한 정보전달을 넘어 추억이 담긴 특별한 기념품이 됨과 동시에, 참가자들에게 오래도록 기억에 남는 연말 행사가 되지 않을까 싶습니다:)🎅

추억의 게임으로 We are the one🎲

용가리 팝업에서는 다트 게임과 DDR과 같은 추억의 게임🎮 그리고 활동적인 체험존을 마련하여, 이를 매개체로 참가자들이 재미를 공유하고 또 함께 즐기는 모습이 정말 인상적이었습니다.

이런 경험은 참가자들 간의 공감대를 형성하고, 또 자연스럽게 소통할 수 있는 기회를 제공하는 것 같습니다. 그래서 이러한 요소들을 MICE 행사 리셉션에 녹이고 싶다는 생각이 들었는데요!

레트로적 요소가 가득한 추억의 게임들은 세대를 초월한 공통의 관심사를 만들어낼 수 있다고 생각하는데요. 실제로 행사장에서의 참가자들은 게임을 통해 자연스럽게 이야기를 나누고, 서로의 경험을 공유할 수 있었습니다.

🙋‍♂️"이 게임 해봤어요?"라는 질문 하나로 시작된 대화는 참가자들 간의 친밀감을 높이고, 그들 사이에 연결고리를 형성하는 데 큰 역할을 하더라구요. 이렇게 공통의 추억을 바탕으로 한 소통은 네트워크를 확장할 수 있는 더 좋은 기회를 제공하는 것 같습니다.

이렇듯 추억의 게임을 통해 참가자들이 자연스럽게 소통하고 네트워킹 할 수 있는 공간을 마련하면, 처음에는 조금은 딱딱할 수 있는 리셉션의 분위기가 한층 더 활기차고 유연해질 것 같습니다. 그렇다면 이러한 친근한 분위기 속에서 참가자들이 관계를 형성하고 네트워킹이 활성화되어 행사를 더욱 즐길 수 있게 되지 않을까 싶네요:)🤗

연말시즌인 만큼 이번에는 좀 더 특별한 리셉션에 대한 아이디어를 들고왔는데요:)

많이 바쁘시겠지만 우리 문구님들 힘내셨으면 좋겠습니다💜

📬

너무 어려운 전화업무…☎️

어떻게 극복해야할까요?

😰 저에게는 너무 어려운 전화…

전화 업무가 너무 어렵습니다. 그냥 메신저로 이야기하고싶어요…..

MICE의 특성상 클라이언트, 행사관계자 분들, VIP분들께 전화로 연락을 드려야하는 경우가 많은데, 저에게 전화 업무는 너무 어렵고 두렵습니다.
메신저나 이메일은 보내기 전에 여러 번 수정도 가능할 뿐만 아니라 상대방의 말이 이해되지 않더라도 여러번 읽은 후 준비하고 대답할 수 있어 훨씬 부담이 덜하지만, 전화의 경우 바로바로 답변을 해줘야 한다는 부담감도 크고 순발력이 뛰어나지 못한 저는 항상 말을 버벅거립니다. 이 두려움을 어떻게 극복하면 좋을까요…?

따르르릉~ 따르르릉~☎️

“여기 전화 받을 수 있는 사람 없어???”

제가 인턴일 때, 사무실에 전화벨이 2번 이상 울리면 안된다는 암묵적인 룰이 있었습니다.

그만큼 전화를 받는 것이 인턴들의 중요한 업무 중의 하나이기도 했습니다.

저에게 오는 전화면 다행이게요? 회사에 준비 중인 모든 행사에 대한 문의와 그에 맞는 행사 담당자까지 매칭하여 내선으로 연결해주는 것이 처음엔 쉬운 일이 아니었습니다. 특히 연결해야 할 담당자가 호랑이 선배라면...🐯그 자체로도 너무 스트레스였어요.

”학술대회 참가자인데요~”

(….??? 저희는 학술대회를 오만오천가지를 준비하고 있습니다만…)

익숙하지 않은 행사명과 약어들은 어찌나 헷갈리던지, 어찌저찌 담당자에게 연결하여 내선으로 연결하면

“지금 바로 통화가 어려운데, 전화주신 분 용건이 뭐지요? “

(…뭐라 뭐라 하셨는데,,)

금세 기억이 가물가물, 입에 붙지 않은 단어들을 내 뱉기도 어려웠습니다.😱

다행히도 제가 소속되어 있던 회사에서는 사내 기본 교육 중 ‘공통 업무’의 하나로 ‘전화 메모 남기기’가 있었습니다.

우선 상단 한 끝에는 전화가 온 날짜와 시간을 적고, 중앙에는 용건과 발신자의 이름과 소속, 연락 정보를 적습니다. 그리고 전화를 받았던 사람의 하단에 적어 담당자의 자리에 전달하는 것이지요.📝

또 중요한 RSVP 등 시간이 종일 필요한 TM업무를 할때에도,

선배님들은 “연습은 좀 해봤어?”라고 물으셨습니다.

“전화하는 연습이요…?”😳

연습인즉슨, 전화로 전달하고 확인해야 할 내용을 “안녕하세요. 저는 ㅇㅇㅇ 사무국의 누구입니다. ㅁㅁㅁ님 맞으시죠?” 부터 시작해서 “감사합니다.”까지 전화로 전달해야 할 모든 내용을 글로 적어 대사를 외우듯이 계~~~속 말해 보는 것이었습니다.

“아, 그 부분은 확인하고 다시 안내드리겠습니다.”

“죄송하지만 그 부분은 메일로 다시 한 번 남겨주시겠습니까?”

“죄송합니다. 안내드렸던 부분에 변동 사항이 있어 다시 연락드렸습니다.”

돌발 상황에 대처하는 ‘대사’까지 자연스럽게 나올 수 있도록 말해봤어야 했죠.

사실 저는 전화 업무 자체를 어려워하는 편은 아니라, 그 당시에는 ‘뭘 이런 것까지 교육한다며, 시간을 뺏어?’라고 툴툴거렸던 기억이 나는데요, 그럼에도 알려준 대로 자주 해버릇하니, 긴장감도 줄어들고 입에 붙지 않는 말들도 더욱 능숙하게 할 수 있게 되는 것은 분명했습니다.

한 번쯤은 ‘이렇게 해봐’라고 들어봤을 내용이라 실망하셨을까요? 여기서 중요한 것은 머릿속 시뮬레이션이 아니라, 정말로 입 밖으로 내뱉어 보는 것 입니다. 그것도 제법 여러번을요!!😃

다른 이야기이지만, 제가 있던 다른 소속의 대표님은 제안서 프레젠테이션 준비를 위해 제일 말단 직원들까지 앞에 모아 두고 실제처럼 처음부터 끝까지 모든 발표를 연습하셨습니다.

처음하시는 발표였냐구요? 아니요.🙅‍♀️

매번하시던 일임에도 더욱 자연스럽고, 정확하게 의사를 전달할 수 있는 표현과 방법을 찾기 위해 연습을 하셨던 것 입니다. 저 역시도 ’어떤한 일에 엄청 능숙해 보이는 사람들도 계속해서 연습을 하는 거였구나!’를 새삼 깨닫게 되었지요.

문구님, 전화가 두려운 이유는 무엇인가요?

스스로에게 어떤 점이 힘든 것인지 자문해보고 정확히 직면해보는 겁니다.

용건을 전달하는 것이 어렵다면 스크립트를 작성해 연습해보세요! 예상치 못 한 질문이나 상대방의 말을 못 이해하지 못 할까 두렵다면 “바로 확인 어려워, 정확히 확인 후 다시 연락드리겠습니다.” 또는 “죄송합니다. 다시 한 번 말씀해주시겠습니까?” 또는 AI처럼 내뱉어보는 겁니다.

말 그대로 통화하는 연습을 해보는 거예요! 그 외에 다른 원인이 있다면 그 역시 어디서 오는 두려움인지 파헤쳐 보고 나만의 방법을 만들어 보는 것도 좋아요.💪

저는 최근에 전화를 통해 안 좋은 소식들을 연달아 들었더니, 전화벨 울리는 것이 무서워진 적이 있었습니다. 핸드폰을 무음으로 해두고, 일부러 전화를 피한 적도 있었어요. 그러면서도 중요한 전화를 놓치면 어쩌나 하는 걱정도 들더라구요. 별 수 있나요~ 다시금 마음을 다잡고 전화벨일 울릴 때마다 “이제 더 안 좋을 일도 없다!”를 속으로 되뇌며 스스로를 다독였습니다. 다행히 지금은 많이 좋아졌어요!😉

안 해본 일은 두렵고, 서툰 것도 당연합니다. 어쩌면 아무리 연습해도 나에게는 소질자체가 없는 어떤 일일 수도 있지요. 그렇지만 어려운 일을 계속 미뤄두기만 한다면, 두려움이 더욱 커지만 할 거예요.

‘두려움’은 ‘익숙함’으로 극복해보면 어떨까요?

문구님 우리 조금만 노력해봐요! 🧡

💌

문구님들의 응원 한마디

💓문구님 1💓 - 저도 사회 초년생으로 출근 시간에 대한 고민을 똑같이했었는데, 역시 저뿐만 아니라 고민하시는 문구님이 계시다는 사실이 신기하면서도 다행이라는 생각을 했어요. 저만 그렇게 생각하는 줄 알았거든요:) 다만, 이제 저도 에디터님의 말씀처럼 정답은 없지만 일찍 준비해서 여유롭게 업무를 준비하니 괜스레 기분도 좋고 사수님들이 기특하게 봐주시더라구요!ㅎㅎ 고민주셨던 문구님은 어떻게 고민해결을 하셨을지 궁금하네요~

🧡문구님 2🧡 - 저는 늦지만 않으면 된다는 생각으로 굳이 일찍가야한다는 강박 없이 출퇴근하고 있어요!ㅎㅎ 다만 그 업무시간 내 만큼은 정말 열심히 최선을 다해서 일하고 있습니다~ 너무 고민하지 않으셔도 되어요. 본인 자유이니까요! 항상 응원합니다 새내기 문구님